Verpflichtung auf das Datengeheimnis (26.4.2022)
für Mitarbeitende des Bistums Limburg gemäß §§ 5, 57 Abs. 5 KDG, 2, 3 KDG-DVO

Angaben nach § 3 Abs. 1 KDG-DVO
1. Vorname und Name: ____________________________________________________________________
2. Beschäftigungsdienststelle: _______________________________________________________________
3. Personalnummer: ______________________________________________________________________
4. Ehrenamtsdienststelle: __________________________________________________________________
5. Ehrenamtsfunktion: _____________________________________________________________________
6. Geburtsdatum: ________________________________________________________________________
7. Anschrift: ____________________________________________________________________________
(Nichtzutreffendes offen lassen)
A. Ich bestätige, dass ich auf die für die Ausübung meiner Tätigkeit spezifisch geltenden Bestimmungen und im Übrigen auf die allgemeinen datenschutzrechtlichen Regelungen in den jeweils geltenden Fassungen hingewiesen wurde. Wegen der Möglichkeit der Einsichtnahme und Ausleihe dieser Texte wird auf das beigefügte „Merkblatt zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis“ nebst „Übersicht der einzuhaltenden Datenschutzregelungen nach Berufsgruppen verwiesen.
B. Ich verpflichte mich, das KDG und andere für meine Tätigkeit geltenden Datenschutzvorschriften in den jeweils geltenden Fassungen einzuhalten

C. Ich bestätige, dass ich über rechtliche Folgen eines Verstoßes gegen das KDG sowie gegen sonstige für die Ausübung seiner Tätigkeit spezifisch geltende Bestimmungen belehrt wurde. Es wird auf das „Merkblatt zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis“ verwiesen.

D. Das Datengeheimnis ist auch nach Beendigung meiner haupt- oder ehrenamtlichen Tätigkeit zu beachten.
E. Diese Erklärung wird zu den (Personal-)Akten genommen (§ 2 Abs. 5 Satz 2 KDG-DVO).
F. Das Merkblatt und Hinweise auf die Rechtsquellen der Datenschutzregelungen sind beigefügt.

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Ort, Datum						Unterschrift

Rückseite Verpflichtungserklärung

Merkblatt zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis

A. Datenverarbeitung nach dem Gesetz über den kirchlichen Datenschutz (KDG)

Das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) bestimmt in § 5, dass es den bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen untersagt ist, diese unbefugt zu verarbeiten.
Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine gesetzliche Regelung die Verarbeitung erlaubt, eine Verarbeitung von Daten gesetzlich vorgeschrieben ist oder eine Einwilligung der betroffenen Person erteilt wurde (vgl. §§ 6, 8, 11 KDG).
Bei den personenbezogenen Daten handelt es sich um sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Beispiele hierfür können allgemeine Personendaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.), Onlinedaten wie IP-Adressen oder Standortdaten, Fotos, Fingerabdruck, Verhaltensdaten, Gesundheitsdaten sein. Mit der Verarbeitung sind sämtliche Verfahren wie z. B. das Erheben, die Speicherung, die Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung, das Löschen oder die Vernichtung dieser Daten gemeint. (vgl. § 4 KDG „Begriffsbestimmungen“).
Hieraus folgt, dass es Ihnen nur gestattet ist, personenbezogene Daten in dem Umfang und in der Weise zu verarbeitet, wie es zur Erfüllung der Ihnen übertragenen Aufgabe erforderlich ist. Die Grundsätze des KDG für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind in § 7 Abs. 1 KDG festgelegt und beinhalten im Wesentlichen folgende Verpflichtungen:

Grundsätze der Datenverarbeitung:

(1) Personenbezogene Daten müssen

a) auf rechtmäßige und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden;
b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden;
c) dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein; insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist und der Aufwand nicht außer Verhältnis zum angestrebten Schutzzweck steht;
d) sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden;
e) in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist;
f) in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

Merkblatt zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis

B. Sozialdatenschutz in Einrichtungen der freien Jugendhilfe, insbesondere Kindertagesstätten

Im Zusammenhang mit Ihrer haupt- oder ehrenamtlichen Tätigkeit in einer katholischen Einrichtung der freien Kinder- und Jugendhilfe im Bistum Limburg, insbesondere als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter oder als Elternbeirätin/beirat in einer katholischen Kita, haben Sie auch Zugang zu Sozialdaten i.S.d. § 67 Abs. 2 SGB X.
Sozialdaten sind danach personenbezogene Daten, die von einer in § 35 SGB I genannten Stelle oder einer gleichgestellten Stelle im Hinblick auf ihre Aufgabenerfüllung verarbeitet werden.
Die Vorschriften zum Sozialdatenschutz gelten z.B. für katholische Kitas gemäß der „Anordnung über den Sozialdatenschutz in der freien Jugendhilfe in kirchlicher Trägerschaft“ mit Wirksamkeit ab dem 1.3.2004 entsprechend.
Für die Verarbeitung von Sozialdaten durch die Kitas der Kirchengemeinden als freie Träger gilt daher das Sozialgeheimnis i.S.d. § 35 SGB I. Das Sozialgeheimnis sieht einen strengen Schutz von Sozialdaten vor. Dies beinhaltet insbesondere den Anspruch der Betroffenen, dass die sie betreffenden Sozialdaten nicht unbefugt verarbeitet werden. Die Wahrung des Sozialgeheimnisses umfasst ferner die Verpflichtung, auch innerhalb des Leistungsträgers sicherzustellen, dass die Sozialdaten nur Befugten zugänglich sind oder nur an diese weitergegeben werden.
Bitte achten Sie daher strengstens darauf, dass Sozialdaten nur von den Personen verarbeitet werden, die hierzu befugt sind und auch nur an solche Personen weitergegeben werden.
Die Erhebung, Speicherung, Veränderung, Nutzung, Übermittlung, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung von Sozialdaten ist nur zulässig, soweit die §§ 67a ff. SGB X oder eine andere Rechtsvorschrift im SGB X oder in den §§ 61 bis 68 SGB VIII dies erlauben oder anordnen. Die Übermittlung von biometrischen, genetischen oder Gesundheitsdaten ist ferner nur zulässig, soweit eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis nach den §§ 68 bis 77 SGB X oder eine andere gesetzliche Befugnis aus dem SGB X oder dem SGB VIII vorliegt.
Bitte achten Sie darauf, dass auch für die Übermittlung von Informationen oder Auskünften an Polizeibehörden, Staatsanwaltschaften, Gerichte und Behörden der Gefahrenabwehr besondere Vorschriften gelten (§§ 68, 73 SGB X) und auch in diesen Fällen nur die Auskünfte erteilt werden, zu denen die Kitas als freie Träger gesetzlich befugt sind.

Die Nichtbeachtung datenschutzrechtlicher Vorschriften kann arbeitsrechtliche, buß- und strafrechtliche Folgen haben, die an die unterschiedliche Schwere von Verstößen anknüpfen. Sie kann sich auf die Fortsetzung eines Ehrenamtes auswirken. Bei absichtlichem oder vorsätzlichem Verstoß, also z.B. in bewusster Kenntnis der Rechtswidrigkeit des eigenen Handelns, können auch gegen Ehrenamtsinhaber zivil- oder ordnungsrechtliche Ansprüche drohen.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier:

https://bdsb-kigem.bistumlimburg.de/beitrag/broschuere-grundlagen-zum-kirchlichen-datenschutz/

Rechtsquellen der einzuhaltenden Datenschutzregelungen

„Can. 220 CIC — Niemand darf den guten Ruf, den jemand hat, rechtswidrig schädigen und das persönliche Recht eines jeden auf den Schutz der eigenen Intimsphäre verletzen„

Welche konkreten Rechtsvorschriften Sie kennen und beachten müssen, bestimmt sich nach Ihrem individuellen Arbeitsbereich. Sie finden hier einige Beispiele und Zuordnungen. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Dienstvorgesetzen.

Die rechtlichen Vorschriften (nicht abschließend) finden Sie unter:

https://bdsb-kigem.bistumlimburg.de/beitrag/gesetze-und-verordnungen-zum-datenschutz-im-bistum-limburg/ 

Beispielhafte Zuordnungen wesentlicher Regelungen:

1. Vorschriften, die für alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden (MA) kennen müssen:
KDG, KDG-DVO, Archivrecht, Schriftgutverwaltung, Beschwerdeordnung, Dienstvereinbarung über den Einsatz und die Nutzung von privaten und dienstlichen Endgeräten

2. Gemeinderäte, Jugendsprecher, Wahlhelfer der Gemeinden von Katholiken anderer Muttersprache
Synodalordnung, Wahlordnung, Konstitutionsordnung

3. Vorschriften, die für hauptamtlich Beschäftigte im kirchlichen Dienst in der Diözese Limburg gelten
Arbeitsvertragsordnung, Schweigepflicht, Richtlinie für den Einsatz von Informationstechnik in der Diözese Limburg

4. Mitarbeitende und Elternbeiräte in Kindertagesstätten in kirchlicher Trägerschaft
Sozialdatenschutz, SGB VIII

5. Für MA der Mitarbeitervertretung (MAVO)
MAVO, Schweigepflicht

6. MA/Nutzer im Meldewesen/e-mip, Nutzer von kirchlichen Meldedaten (z.B. Spendenaufruf etc.)
Meldewesenanordnung, Bundesmeldegesetz

7. Beichte und Seelsorge

Can. 983 und 984 CIC. Vorschriften der ZPO und der StPO, Schweigepflichten. Statut für die hauptamtlichen Krankenhausseelsorgerinnen. Gesetz zum Schutz der Patientendaten

8. Berufsgeheimnisträger und deren Hilfspersonen (Sekretariat, Poststelle, IT-Abteilung)

§ 203 SGB, BRAO, Belehrung und Schweigepflichtserklärung der Hilfspersonen beachten. Die Verpflichtung zur Wahrung gesetzlicher Geheimhaltungspflichten oder von Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnissen, die nicht auf gesetzlichen Vorschriften beruhen, bleibt unberührt.

Weitere Regelungen

Ordnung Missbrauch 2020, Rahmenordnung Prävention, Ordnung Anerkennung des Leids, Ordnung für geistliche Begleitung, Personalaktenordnung von Klerikern, Interventionsordnung