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Status Quo

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KW 14 Ausstattung S&E als Piloten abgeschlossen
KW 13 Ausstattung K&Ö als Piloten abgeschlossen
­14.03.2025 2. Onboarding-Termin der IT-Lotsen
06.03.2025 1. Onboarding-Termin der IT-Lotsen
12.03.2025 Auftaktkommunikation an die Mitarbeitenden & Information An Pfarreien u. KITAs
25.02.2025 Information über Kommunikations- & Roll-Out-Plan an Bistums-Team
18.02.2025 Information über Kommunikations- & Roll-Out-Plan an BO-Team

Kontakt für allgemeine Rückmeldungen

Kontakt für technische Probleme

Informationen zur Nutzung von M365

Im Zeitraum der Roll-Outs sind folgende Punkte zu beachten:

  1. Teams Sitzungen funktionieren mit internen Mitarbeitenden nur, wenn diese auch bereits migriert sind - für die Übergangszeit müssen bei “Systembrüchen” noch Webex-Meetings genutzt werden.
    Wenn Ihr eigener Bereich bereits vollständig migriert ist, nutzen Sie gerne Teams für Ihre Arbeit, um sich mit der Anwendung vertraut zu machen und übergreifend dann eben Webex.
  2. Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) besitzen drei Datenschutzklassen:
    • Öffentlich (Rechte für Externe & Interne)
    • Intern (Rechte für Interne) - Standardeinstellung
    • Vertraulich (Nutzung Anderer nur mit Berechtigungsfreigabe durch den:die Ersteller:in)
      In der Übergangszeit sind Dokumente auf “Öffentlich” zu setzen, da sonst bei “Systembrüchen” diese nicht geöffnet werden können.
  3. Bei vorläufigen Systembrüchen kann es vorkommen, dass kurzzeitig Gruppenpostfächer nicht genutzt werden können. Es wird sich bemüht, diese nach jeder Migrationsphase zu migrieren und wieder zuzuweisen.

FAQs

Die FAQs werden im Laufe des Roll-Outs fortlaufend erweitert.

Die Anmeldung an Privatgeräte (Laptops, Tablets, Handys) nach Installation von M365 ist nicht zulässig. Auch bei BYOD-Geräten ist es nicht möglich, Dateien herunterzuladen, Texte aus Mails oder Dateien zu kopieren oder Screenshots zu machen. Dadurch soll verhindert werden, dass betriebliche Daten auf Privatgeräten landen. Allein die Authenticator App kann auf Privatgeräten installiert und durch die IT eingerichtet werden für den Login zu M365 in einer gesicherten Umgebung. 
[FAQs - Anwendungen - Authenticator App]
Wenn Sie BYOD nutzen und zufällig auch einen privaten Microsoft-Account haben, können Sie sich mit beiden Mail-Adressen in Ihrer Outlook-App anmelden und die Konten parallel ansteuern.

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Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) besitzen drei Datenschutzklassen: 

  • Öffentlich (Rechte für Externe & Interne*)
  • Intern (Rechte für Interne) - Standardeinstellung 
  • Vertraulich (Nutzung Anderer nur mit Berechtigungsfreigabe in Form eines Passworts durch den:die Ersteller:in – kann durch IT entschlüsselt werden, sollte es in dringenden Fällen notwendig sein) 

Die Datenschutz-Klassen greifen ebenfalls, wenn aus ein klassifiziertes Office-Dokument (Word, PowerPoint, Excel) im PDF-Format gespeichert wird. Dies ist wichtig für das Teilen von Dokumenten mit Externen!

*Intern: 

  • Mitarbeitende des bischöflichen Ordinariats & Außenstellen oder auch Ehrenamtliche, wenn sie bei Bedarf mit einer Non-Profit-Lizenz ausgestattet wurden.

Extern: 

  • Ehrenamtliche ohne Non-Profit Lizenz bei z.B. einmaliger Mitarbeit einer Veranstaltung 
  • Externe (*nicht betrieblich, sondern rein technisch an externes System gebunden) z.B. Unternehmensberatung, Pfarreien-Mitarbeitende, Kita-Mitarbeitende 

 

Mobiles Arbeiten ist technisch ausschließlich innerhalb von Europa möglich. Außerhalb von Europa kann der Zugriff auf M365 sowie auf Citrix nicht gewährleistet und nicht unterstützt werden.

1. Öffnen Sie ihr Microsoft Teams.
2. Drücken Sie auf die "..." in der linken Leiste über "Apps".
3. Geben Sie im Suchfeld "Nach Apps suchen" "Hilfe" ein.
4. Wählen Sie die Hilfe-App aus. Diese erscheint nun ebenfalls in der linken Leiste.
5. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Hilfe-App und wählen Sie "Pin", um die App dauerhaft anzuheften.

Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint
Microsoft Outlook
Microsoft Teams
Microsoft To Do
Microsoft Planner
Microsoft OneNote
Microsoft Whiteboard
Microsoft OneDrive
Microsoft SharePoint
Microsoft Visio
Microsoft Forms
Microsoft Loop
Microsoft Project (nicht als Standard lizensiert)

 

Die Authenticator-App ist zeitweise notwendig für die Erfüllung der Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen zur doppelten Authentifizierung. Dies bedeutet, dass über das gewöhnliche Passwort hinaus eine weitere "Eingabe" notwendig ist.
Dies ist ebenfalls bei Nutzung von Windows Hello in Form von biometrischer Daten oder zusätzlichem PIN möglich. 

Die Einrichtung/Zuweisung der Authenticator App zu Ihrem Profil kann ausschließlich die IT vornehmen. Sie bekommen bei Ausstattung mit M365 auch dies eingerichtet. Sollten Sie sich zwischenzeitlich ein neues Handy zulegen oder aus anderen Gründen Ihr hinterlegtes Profil verloren gehen, erstellen Sie ein Ticket per Mail an service@it.bistumlimburg.de und Bitten darüber um Neueinrichtung. 

Die Microsoft Authenticator App braucht nur ganz wenige Zugriffe auf dem Smartphone – und auch nur, um richtig funktionieren zu können. Sie sammelt keine privaten Daten, wie Fotos, Nachrichten oder deinen Standort.

Hier ist eine einfache Übersicht, auf welche Daten oder Funktionen die App zugreift – und warum:

✅ Zugriffe der App (einfach erklärt):

  1. Kamera
    👉 Nur, um beim Einrichten einen QR-Code zu scannen. Das ist eine Art Strichcode, der die Verbindung zum Konto herstellt.
    📷 Keine Fotos oder Videos werden aufgenommen oder gespeichert.

  2. Internetverbindung
    👉 Damit sie dir Benachrichtigungen schicken kann, wenn du dich anmelden willst.
    📶 Ohne Internet funktioniert die Bestätigung über Push-Nachricht nicht.

  3. Benachrichtigungen
    👉 Damit du eine Meldung bekommst, wenn du dich irgendwo anmelden willst („Anmeldung genehmigen?“).
    🔔 Du kannst das in den Einstellungen ein- oder ausschalten.

❌ Worauf die App nicht zugreift:

  • Keine Kontakte

  • Keine Fotos oder Medien

  • Kein Standort

  • Keine Anrufliste oder SMS

  • Keine anderen Apps oder Daten auf deinem Handy

✅ Kurz gesagt:

Die App greift nur auf das Nötigste zu, damit sie sicher und einfach funktioniert. Deine privaten Daten bleiben privat.

 

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Wenn Sie Ihr Outlook öffnen, finden Sie oben rechts den Button "Testen Sie das neue Outlook", wie auf Bild 1 zu sehen ist.

Bitte lassen Sie diesen Button ausgeschaltet! Das neue Outlook befindet sich als eine Art Beta-Version noch im Test vom M365 und weist einige Fehler auf, die die IT nicht bearbeitet. Die klare Empfehlung ist das einfache M365-Outlook zu nutzen.  

Sollte sich aus irgendwelchen Gründen, wenn Sie Mail-Links anklicken o.ä. Outlook (new) automatisch öffnen, überprüfen Sie bitte Ihre Standard-Apps Systemeinstellungen und wählen für alles Outlook statt Outlook (new) als Standard aus. Gehen Sie dafür vor, wie im Bild 2 angeleitet.

 

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M365 analysiert den Inhalt von Mails und prüft sie auf potentielle Gefahren. Deshalb empfangen Sie manchmal eine Mail vom Absender quarantine@messaging.microsoft.com
Dies Mail sieht so aus, wie im Bild angezeigt.
Wenn Ihnen der Absender bekannt vorkommt, können Sie entweder über "Nachricht überprüfen" weitere Details (ohne konkreten Inhalt) der Mail ansehen und von dort oder direkt auf "Freigabe anfordern" drücken. Die IT gibt die Mail frei, sodass Sie diese regulär zugestellt bekommen. Das Programm ist lernfähig. 
Bitte seien Sie trotzdem vorsichtig und wachsam bei auffälligen Mail-Inhalten. 

Aus Datenschutzgründen sind die Funktionen Aufzeichnen und Transkribieren ausgeschaltet. Bei Bedarf zur Nutzung ist diese bei der IT über ein Ticket per Mail an service@it.bistumlimburg.de unter Nennung des Veranstaltungstags und –zwecks anzumelden. Eine Freischaltung erfolgt, sofern eine Bestätigung der Veranstaltungsleitung vorliegt, dass die persönliche Einwilligung der jeweiligen Teilnehmenden nachvollziehbar erfolgt ist (keine mündliche Einwilligung am Veranstaltungstag). 

Im Zuge der Roll-Outs werden TeamsTeams für Sie nach der Organisationsstruktur angelegt. Dies wird im Vorgespräch mit den Leitungen jedes Bereichs abgesprochen. 
Die TeamsTeams-Benennungen orientieren sich an sogenannten Namenskonventionen und sind nicht änderbar. Dies ist aus technischer Sicht wichtig für die Zuordnung und Auffindbarkeit von TeamsTeams im Backend der IT. 
Gesonderte TeamsTeams, wie beispielsweise für projekthafte bereichsübergreifende Zusammenarbeit oder eine Veranstaltungsplanung mit Ehrenamtlichen, können bei der IT angefordert werden. Schreiben Sie hierfür ein Ticket per Mail an service@it.bistumlimburg.de mit Bitte um Erstellung des Teams und folgenden Fakten: 

  • Besitzer:in des Teams: muss Teil der Organisation sein und kann nach Erstellung alle weiteren Mitglieder einladen 
  • Bereich, in dem das Vorhaben vorrangig verortet ist 
  • Thema/Titel des gewünschten TeamsTeam 

Nur Personen mit der Rolle "Besitzer" haben die Berechtigung, Mitglieder in das jeweilige TeamsTeam einzuladen. Mitglieder können eine Aufforderung zur Einladung von weiteren Mitgliedern an die Besitzer schicken.
Es wird des Weiteren zwischen Mitgliedern und Gästen unterschieden. 

Mitglieder: Mitglieder sind interne Mitarbeitende oder auch Ehrenamtliche, wenn sie bei Bedarf mit einer Non-Profit-Lizenz ausgestattet werden.
[FAQs - Rollen - Ehrenamt]

Gäste:  

  • Ehrenamtliche ohne Non-Profit Lizenz bei z.B. einmaliger Mitarbeit einer Veranstaltung 
  • Externe (*nicht betrieblich, sondern rein technisch an externes System gebunden) z.B. Unternehmensberatung, Pfarreien-Mitarbeitende, Kita-Mitarbeitende 

Gäste können mit deren individuellen Mail-Adressen (mit oder ohne private/berufliche Lizenz) zum TeamsTeam eingeladen werden und innerhalb des Teams mitwirken. Sie sind nicht berechtigt Dateien herunterzuladen. In der Zusammenarbeit mit Gästen ist außerdem auf die Datenschutzklasse der jeweiligen Dokumente zu achten. Gäste können nur an als "Öffentlich" gekennzeichneten Dokumenten mitwirken.
[FAQs - Allgemeines - Datenschutz - Datenschutzklassen in Office-Anwendungen]

1. Öffnen Sie ihr Microsoft Teams. 
2. Drücken Sie auf die "..." in der linken Leiste über "Apps". 
3. Geben Sie im Suchfeld "Nach Apps suchen" "Hilfe" ein. 
4. Wählen Sie die Hilfe-App aus. Diese erscheint nun ebenfalls in der linken Leiste. 
5. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Hilfe-App und wählen Sie "Pin", um die App dauerhaft anzuheften. 

Hierzu wird auf die entsprechenden Hinweise im Microsoft Support verwiesen. 
https://support.microsoft.com/de-de/office/planen-einer-besprechung-in-microsoft-teams-943507a9-8583-4c58-b5d2-8ec8265e04e5  

Sollte der Bedarf entstehen Ehrenamtliche z.B. für die synodale Gremienarbeit, als Jugendbildungsreferent in der Jugendarbeit o.ä. auf längere Zeit an das System anzubinden, können bei der IT sogenannte Non-Profit Lizenzen beantragt werden. Diese Lizenzen ermöglichen einen webbasierten Zugriff auf die M365-Anwendungen und berechtigen die Personen nicht zur Installation dieser. 
Die Beantragung erfolgt über den Dienstvorsitz in Form eines IT-Ausstattungs-Antrag inkl. einer unterschriebenen KDO-Verpflichtungserklärung der ehrenamtlichen Person als Ticket per Mail an service@it.bistumlimburg.de. 
Auch ohne Lizenz ist es möglich Ehrenamtliche als Gäste zu einem TeamsTeam hinzuzufügen.Gäste können mit deren individuellen Mail-Adressen (mit oder ohne private/berufliche Lizenz) zum TeamsTeam eingeladen werden und innerhalb des Teams mitwirken.
Sie haben nun Zugriff auf alle hinterlegten Dateien und haben u.a. folgende Rechte:

  • Mit Mitgliedern des TeamsTeams, in das sie eingeladen wurden auch separat chatten
  • Dokumente mit der Datenschutzklasse "öffentlich" öffnen, bearbeiten, speichern und erstellen
  • Dokumente hochladen, löschen, herunterladen und lokal öffnen (bei Datenschutzklasse „öffentlich“)
  • an OneNote, Planner, Whiteboard etc. in den Kanälen mitwirken
  • Beiträge in den Kanälen erstellen
  • Ad hoc "Jetzt Besprechung" starten und darüber Teilnehmer:innen mit Link oder per Mail einladen/dazu bitten (keine Besprechungstermine erstellen)

In der Zusammenarbeit mit Gästen ist außerdem auf die Datenschutzklasse der jeweiligen Dokumente zu achten. Gäste können nur an als "Öffentlich" gekennzeichneten Dokumenten mitwirken.
[FAQs - Allgemeines - Datenschutz - Datenschutz-Klassen in Office Anwendungen]

MAV-Mitglieder müssen technisch so ausgestattet sein, dass ihre Tätigkeitsfelder voneinander getrennt sein können. Deshalb werden ihnen zwei M365-Lizenztypen zugewiesen. 
Jedes MAV-Mitglied bekommt nach individuellem Bedarf entweder nur eine vollumfängliche Lizenz oder eine vollumfängliche und eine zusätzliche webbasierte Lizenz. 
Nachfolgend Beispielhafte Szenarien: 

  1. MAV-Mitglied ist gänzlich freigestellt und nutzt ausschließlich den MAV-Zugang: 
    Es wird ausschließlich eine vollumfängliche Lizenz zur Verfügung gestellt. 

  2. MAV-Mitglied ist z.T. freigestellt, arbeitet aber hauptsächlich im Bereich X. 
    Es wird eine vollumfängliche Lizenz für die Bereichstätigkeit und eine webbasierte Lizenz für die MAV-Tätigkeit bereitgestellt. 

  3. MAV-Mitglied ist verrichtet mehr MAV-Tätigkeiten, als Tätigkeiten im Bereich X. 
    Es wird eine vollumfängliche Lizenz für die MAV-Tätigkeiten und eine webbasierte Lizenz für die Bereichstätigkeit bereitgestellt. 

Dies geschieht nach Einschätzung des jeweiligen MAV-Mitglied. 

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